テレビ会議をする際に準備すること

遠隔地にいる人同士で話し合いをする場合に、テレビ会議を行うということは、現代の日本では可能になっています。その際に、必ず準備をしておいたほうが円滑に会議を進めることができるポイントが3点ほどあります。まず、資料を事前に用意しておくことです。これを用意しておかないと、いくら説明がうまくいったとしても、肝心のデータなどを確認することができないため、問題が生じてしまうからです。

そうした資料は、事前に配布をして印刷してきてもらうなりしておくと、当日の進行がスムーズになるでしょう。次に、出席者が誰なのかをわかるようにしておくことです。これは、一見当たり前のように思えますが、かなり重要なことになっています。テレビの大きさによって、映らなくなる人も出てきてしまうということがないわけではないからです。

最後に、日程の調整です。これは、日本にいる場合は大きな問題になることはありません。しかし、海外とのテレビ会議を行うということになると、時差という問題が生じてきます。時差があると、会議を始めるべき時間と、どの程度で終わらせるべきかということ、お互いのスケジュールなど、考慮すべき要素がたくさん出てきてしまうからです。

セッティングを間違えてしまうと、とんでもない事態を引き起こしかねないので、注意をするようにしておきましょう。以上のことに気を付けた上で、テレビ会議を用いて効率的に会議の運営を進めていきましょう。

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